Organisatie van kwaliteit
In 2024 is er een nieuwe structuur en werkwijze doorgevoerd voor het realiseren van de organisatie van kwaliteit. Team kwaliteit bestaat uit kwaliteitsverpleegkundigen en de beleidsadviseur kwaliteit en zij ontvangen leiding van de manager primair proces. Bestaande commissies en aandachtvelden zijn beoordeeld en uitgebreid. Ieder aandachtsveld werkt met een regiehouder, een expertrol en aandachtsvelders. De rol van regiehouder ligt bij de kwaliteitsverpleegkundige. De regiehouder is verantwoordelijk voor de coördinatie van de uitvoering van de kwaliteitsjaaragenda behorend bij het aandachtsveld. Behandelaren en/ of clustermanagers hebben de rol van expert en teamleden hebben de rol van aandachtsvelder. Ieder kwartaal wordt middels een kwartaalverslag kwaliteit de ontwikkelingen op het gebied van kwaliteit beschreven en verantwoord aan de directeur-bestuurder, het managementteam, de Raad van Toezicht, leidinggevenden en alle adviesorganen.
Leren en werken aan kwaliteit
Binnen Sint Jozefoord zijn er 10 aandachtsvelden waarbinnen continu ontwikkeling plaats vindt. Er wordt gewerkt met een jaaragenda en actieplan volgens een PDCA-cyclus om een continu leer en verbeterproces in gang te houden met als doel de prestaties van de organisatie, teams en individuele medewerkers te verbeteren.
De 10 aandachtsvelden bij Sint Jozefoord
Binnen alle 10 de aandachtsvelden hebben in 2024 mooie ontwikkelingen plaats gevonden. De huidige aandachtsvelden worden in 2025 geëvalueerd. Enkele succesvolle ontwikkelingen van 2024 delen we graag.
Wet Zorg en Dwang
Op 13 november is de vernieuwde werkwijze van leefcirkels ingevoerd. Voorafgaand hieraan is veel aandacht besteed aan communicatie en voorbereiding van bewoners, familie, medewerkers en vrijwilligers. Via een communicatieplan, wekelijkse filmpjes en een speciale tegel op ons online medewerkers platform werd iedereen geïnformeerd. Medewerkersbijeenkomsten en scholingen hielpen hen voor te bereiden op de veranderingen.
Voor contactpersonen waren er individuele gesprekken en een toelichting tijdens de cliëntenraadvergadering. Belangrijke documenten zoals beleid, protocollen en stappenplannen werden opgesteld en toegankelijk gemaakt via Zenya, het managent documentsysteem waarmee gewerkt wordt binnen Sint Jozefoord.
De overgang naar de nieuwe werkwijze verliep soepel, maar er kwamen uitdagingen naar voren, zoals technische problemen met sensoren en liften. Er wordt continu gezocht naar verbeteringen en oplossingen. Komend jaar ligt de focus op het vernieuwen van het videomotion-beleid om dit beter af te stemmen op de visie van ‘vrij leven en bewegen’ en wordt het huidige WZD beleid geactualiseerd.
Methodisch werken
Het afgelopen jaar stond in het teken van de implementatie van nieuwe werkwijzen binnen het elektronische cliëntdossier ONS. De nadruk lag op het multidisciplinair overleg (MDO) en de methodische samenwerking in ONS.
MDO en Zorgplanbesprekingen: De werkwijze van het MDO werd aangepast, waarbij een MDO nu alleen 6 weken na verhuizing en daarna op indicatie wordt gehouden. Iedere 6 maanden worden er zorgplanbesprekingen met de EVV’er, bewoner en contactpersoon uitgevoerd. Evaluatie toonde aan dat de aanpak goed wordt ontvangen, hoewel 60% van de dossiers niet tijdig of niet volledig was vastgelegd. In 2025 wordt extra begeleiding geboden om dit te verbeteren.
Multidisciplinaire samenwerking ONS: Vanaf januari 2025 begint de nieuwe werkwijze voor multidisciplinaire samenwerking binnen het ONS cliëntdossier met als doel het methodisch werken in ONS te verbeteren. Alle teams zijn geïnformeerd in 2024 en key-users zijn opgeleid om de nieuwe methodieken toe te passen. De werkgroep heeft een stappenplan opgesteld en een nulmeting uitgevoerd om de effectiviteit te toetsen. De nieuwe werkwijze wordt geëvalueerd in het tweede kwartaal van 2025.
E-learnings: Er zijn e-learnings ontwikkeld over ONS, die positief zijn ontvangen door nieuwe medewerkers.
Overdracht extramuraal-intramuraal: Het verhuisproces voor bewoners is vereenvoudigd om administratieve lasten te verminderen, en knelpunten in de overdracht van zorg worden in samenwerking met collega’s opgelost.
Avond Nacht en Weekend rooster: Het ANW-roosterproces geoptimaliseerd door het invoeren van een centraal systeem voor wijzigingen, waardoor fouten en administratieve lasten worden verminderd.
Dit jaar lag de focus op het verbeteren van de samenwerking en processen, met de intentie om in 2025 de nieuwe werkwijzen verder te verfijnen en te implementeren.
Medicatieveiligheid
In 2024 werd er intensief gewerkt aan het verbeteren van de medicatieveiligheid binnen de organisatie, met een focus op procesverbetering, veiligheid en efficiëntie.
QuickScan (audit medicatieveiligheid): In 2024 werd er 2x een QuickScan (audit) uitgevoerd op alle woongroepen. In de eerste helft van 2024 leidde dit tot de volgende verbeteringen;
- Beoordeling Eigen Beheer van Medicatie (BEM): De BEM werd niet consistent gedocumenteerd in de dossiers vanwege een onduidelijke werkwijze. Er is in, dit is samenwerking met de regiehouder ‘methodisch werken’ een nieuwe werkwijze ontwikkeld waarbij voor iedereen duidelijk is geworden waar de BEM-score ingevuld dient te worden.
- Toegang van Medicatiekasten: Het beheer van sleutels bleek onvoldoende, met te weinig sleutels voor het aantal bevoegde medewerkers, sleutels zijn uitgebreid. Daarnaast gaan we in 2025 overal met digitale sleutels werken op de opiatenkasten.
- Medicatiekoelkasten: De temperatuurregistratie en de kwaliteit van de koelkasten voldeden niet aan de eisen. Er werden nieuwe medicatiekoelkasten besteld die wel aan de normen voldoen.
De QuickScan is aan het einde van 2024 geactualiseerd naar de nieuwe werkwijzen en processen en nogmaals uitgevoerd. De resultaten die daaruit voortkomen worden in 2025 opgepakt.
Opiaten:Met ingang van juni 2024 is er gestart met de digitale registratie van opiaten. Dit proces werd ondersteund door een projectgroep, en na de implementatie werd gewerkt aan het verbeteren van de borging van de werkwijze. Er werd intensief samengewerkt met de apotheek om technische problemen op te lossen en werden maatregelen getroffen om de opslag en registratie van opiaten te verbeteren. In 2025 worden deze processen met de apotheek verder doorontwikkeld.
Medicatiereviews: In 2024 werd gestart met de deelname van aandachtsvelders bij de jaarlijkse medicatiereviews samen met de apotheker en medisch behandelaar. In het tweede en vierde kwartaal is de pilot geëvalueerd, en het bleek waardevol dat zorgmedewerkers hun kennis over medicatie vergrootten en de reviews vollediger werden.
Duurzaamheid en Efficiëntie: In samenwerking met de apotheek is besloten om te stoppen met de kartonnen doosjes voor baxterrollen, wat zowel de efficiëntie verbeterde als bijdroeg aan duurzaamheid. Dit werd positief ontvangen door alle betrokkenen en zal voortgezet worden in de toekomst.